Licytacje dzieł sztuki na odległość – wskazówki dla Kolekcjonerów! cz.III. Dane osobowe

Photo by rupixen.com on Unsplash

Licytacje dzieł sztuki na odległość w czasie rzeczywistym czy po prostu zakup dzieł sztuki w sieci poprzez strony internetowe, aplikacje na telefony, wiążą się z przekazywaniem danych osobowych. Aby móc uczestniczyć w nowoczesnych formach zakupów dzieł sztuki należy najczęściej się zalogować… Dzisiaj napiszę o tym jakich danych wymagają od nas domy aukcyjne, galerie, podmioty pośredniczące w licytacjach online. Uwzględnię także prawa kolekcjonerów i obowiązki wskazanych w zdaniu poprzednim podmiotów w tym zakresie. We wpisie będzie parę słów o profilowaniu, księgach ewidencyjnych i przekazywaniu danych osobowych do Generalnego Inspektora Informacji Podatkowej. Zapraszam!

Dane osobowe zbierane przy licytacjach i zakupach dzieł sztuki online

W zależności od tego w jaki sposób chcemy korzystać z oferowanych przez podmioty specjalizujące się w obrocie dziełami sztuki platform (stron www, aplikacji mobilnych) przekazujemy różne dane osobowe. Gdy chcemy zapisać się na newsletter podajemy zazwyczaj swoje imię (lub nazwisko) i adres e-mail. Czasami wymagany jest wyłącznie adres e-mail. Natomiast przy logowaniu się do aplikacji za pomocą, których możemy licytować online (takie aplikacje ma Desa Unicum i Polswissart), podajemy imię i nazwisko, adres e-mail oraz hasło. Wymienione przeze mnie domy aukcyjne korzystają z aplikacji mobilnej udostępnionej przez Auction Mobility LLC (z siedzibą w USA).

Platformy pośredniczące w sprzedaży dzieł sztuki: Artinfo i Onbid również wymagają podania danych osobowych. Artinfo wymaga podania, poza imieniem i nazwiskiem, adresem e-mail, również numer telefonu. A Onebid wyłącznie adresu e-mail, numeru telefonu i hasła.

Jeżeli nabędziemy dany obiekt podmiot specjalizujący się w obrocie dziełami sztuki (w prostszych słowach sprzedawca) będzie wymagał od nas dodatkowych danych: adresu zamieszkania, adresu korespondencyjnego, jeżeli jest inny od zamieszkania, numeru PESEL. Jakich dany jeszcze może żądać dany podmiot? Danych związanych z naszą sytuacją majątkową. Takich danych wymaga się zazwyczaj przy dużych transakcjach.

Licytacje dzieł sztuki na odległość a profilowanie danych osobowych

Zgodnie z art. 4 pkt 4  RODO, profilowanie to:  “dowolna forma zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się”

Profilowanie danych osobowych polega na tworzeniu charakterystyki osób fizycznych. Czynność ta odbywa się najczęściej w celu podejmowaniu decyzji wobec osób fizycznych w oparciu o zgromadzone dane osobowe. Profilowanie odbywa się w sposób zwykły (przez człowieka) albo w sposób zautomatyzowany (przez komputery).

Na czym może polegać profilowanie danych osobowych przez domy aukcyjne, galerie, podmioty pośredniczące w obrocie dzieł sztuki?

Polega na tworzeniu profilu kupującego w oparciu o wcześniejsze dane o zakupionych obiektach, ich cenach, preferencjach w kolekcjonowaniu dzieł sztuki. W oparciu o te dane podmioty te mogą przygotowywać oferty kolejnych obiektów do sprzedaży.

Aby dany podmiot mógł profilować nasze dane musi nas o tym powiadomić. Informacja o profilowaniu powinna zostać umieszczona w polityce prywatności. Ponadto musimy mieć zapewnione prawo wniesienia sprzeciwu wobec profilowania (art. 21 ust. 1 i 2 RODO).

Prawa kolekcjonerów dotyczące ich danych osobowych

Podając swoje dane masz prawo do:

  • dostępu do danych osobowych
  • ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania
  • przenoszenia danych.

W realizacji żądania dostępu do danych, jeżeli żądania te pojawiają się kilka razy w krótkich odstępach czasu, to administrator może je uznać za nadmierne i odmówić ich spełnienia.

Ponadto masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Tym organem jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, adres e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl)

Obowiązki podmiotów sprzedających dzieła sztuki na odległość

Podmioty, które przetwarzają dane osobowe, w tym podmioty socjalizujące się w obrocie dziełami sztuki, nazywane są administratorami (tym określeniem posługiwałam się już w tekście). Do obowiązków administratorów należy poinformowanie swoich klientów o:

  • podstawach i celach przetwarzania danych
  • prawach, które im przysługują
  • odbiorcach danych (odbiorcami danych są wszelcy usługobiorcy administratora)
  • czasie trwania przetwarzania danych
  • tym czy ich dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
  • profilowaniu, jeżeli takie stosują.

Administratorzy mają obowiązek podpisywania umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych z usługobiorcami. Podmiotami, które świadczą dla nich usługi. Będą to na przykład: dostawcy usług hostingowych, poczty e-mail, dostawcy platform w zakresie płatności czy za pośrednictwem, których można licytować dzieła sztuki. Do grona tych podmiotów wchodzą także księgowi i prawnicy.

Księgi ewidencyjne a dane osobowe

Podmioty, które specjalizują się w zakresie obrotu zabytków muszą prowadzić księgę ewidencyjną zabytków przyjętych lub oferowanych do zbycia, których wartość przekracza 10.000,00 zł. Księga ewidencyjna wymaga aby wpisać do niej dane zbywcy oraz nabywcy (imię i nazwisko, PESEL lub NIP). Do każdej transakcji dołącza się także odpis dokumentu potwierdzającego transakcję. Ewidencję wszystkich ksiąg ewidencyjnych prowadzi Wojewódzki Konserwator Zabytków. Policja i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) może z urzędu lub na wniosek Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego sprawdzać czy księga ewidencyjna jest prowadzona i czy sposób prowadzenia jest prawidłowy. Dane z księgi ewidencyjnej mogą być przekazane sądom powszechnym, sądom administracyjnym, KAS, policji, ministrowi kultury i dziedzictwa narodowego, innym członkom Rady Ministrów, kierownikom urzędów centralnych, wojewodom, prokuraturze, Straży Granicznej. Jednak ich czynności w tym zakresie muszą wiązać się konkretnym celami: odzyskaniem, odnalezieniem, zwrotem czy zabezpieczeniem dobra kultury.

Dane osobowe przekazywane do Generalnego Inspektora Informacji Podatkowej

Księgi ewidencyjne to nie jedyny wymóg stawiany podmiotom specjalizującym się w zakresie obrotu dziełami sztuki. Transakcje za dzieła sztuki w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane, zgłaszane są do Generalnego Inspektora Informacji Podatkowej. Obowiązek ten wynika z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Przedsiębiorcy zobowiązani są do podania imienia (drugiego imienia, jeśli dana osoba je posiada) i nazwiska, obywatelstwa, numeru PESEL, daty urodzenia, kraju urodzenia, serii i numeru dokumentu tożsamości.


Jeżeli masz jakieś dodatkowe pytania co do ochrony danych osobowych, napisz do mnie na adres e-mail: anita@kozekkapuscinska.pl lub zadzwoń pod numer: + 48 662 269 243. Możesz skontaktować się ze mną również przez formularz kontaktowy. Ponadto zapraszam Cię na moje wcześniejsze wpisy z cyklu Licytacje dzieł sztuki na odległość: o rękojmi i wskazówkach dla kolekcjonerów. Nie zapomnij podzielić się tym wpisem z innymi osobami.